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SÉRIE D’ÉVÉNEMENTS VIRTUELS 2021 DE LA SCP

FOIRE AUX QUESTIONS


QUESTIONS GÉNÉRALES

La COVID-19 continue d’avoir un vaste impact et de toucher tous les aspects de notre vie telle que nous la connaissons. Compte tenu des défis actuels que pose la pandémie de COVID-19, la SCP a pris la décision, une fois de plus, de remplacer son congrès annuel, qui devait se tenir en personne en 2021, par un événement virtuel, qui aura lieu du 7 au 25 juin 2021.

La SCP s’est engagée à offrir à ses membres et à ses affiliés la possibilité d’échanger des connaissances et de se rassembler. À cette fin, l’événement virtuel présentera des centaines de communications, livrées à l’aide des types de présentation habituels et de nouveaux formats, et qui seront offertes sous forme de séances préenregistrées et de séances en direct.

Après avoir passé en revue les informations ci-dessous, veuillez écrire à convention@cpa.ca si vous avez des questions sur l’événement virtuel ou sur la façon d’y participer.

COMMENT CELA FONCTIONNERA-T-IL?

Les résumés seront proposés conformément à la procédure normale afin d’être évalués pour être inclus dans le programme de l’événement virtuel. Tous les résumés proposés feront l’objet d’un examen par les pairs. Toute personne dont le résumé est accepté pour être présenté de manière virtuelle pendant l’événement virtuel aura jusqu’au 3 mai pour s’inscrire au congrès et télécharger sa ou ses communications. Si l’inscription n’est pas effectuée avant le 3 mai, la communication ne sera pas téléchargée sur la plateforme de l’événement virtuel.

QUAND L’ÉVÉNEMENT VIRTUEL AURA-T-IL LIEU?

L’événement virtuel commencera le 7 juin et se poursuivra jusqu’au 25 juin. Les dates exactes des discussions en direct associées aux communications orales seront affichées sur le calendrier de la plateforme virtuelle. Les enregistrements et les séances numérisées seront disponibles, sur demande, jusqu’à la fin de décembre 2021.

QUEL EST LE CALENDRIER DE LA SÉRIE D’ÉVÉNEMENTS VIRTUELS?

Des informations à jour sur le calendrier de l’événement virtuel sont disponibles sur le site Web du congrès (https://convention.cpa.ca/scientific-program/program-schedule-and-themes/?lang=fr/). À chacune des trois semaines de l’événement virtuel, du nouveau contenu sera publié. Tout le contenu préenregistré et numérisé sera disponible jusqu’à la fin de décembre 2021.

Le calendrier en ligne indique également la programmation des sections qui sera présentée chaque semaine. Le calendrier sera mis à jour au fur et à mesure que les événements seront confirmés.

LA PARTICIPATION À L’ÉVÉNEMENT VIRTUEL EST-ELLE OBLIGATOIRE?

Non, comme c’est le cas de tout congrès de la SCP, la participation est entièrement facultative.

MON RÉSUMÉ A ÉTÉ ACCEPTÉ POUR LE CONGRÈS DE 2020 ET J’AI DÉCIDÉ DE LE PRÉSENTER AU CONGRÈS DE 2021. QUE DOIS-JE SAVOIR?

Les personnes qui devaient présenter une communication, de quelque type que ce soit, au congrès national de la SCP de 2020, et qui ont choisi plutôt de présenter leur travail au congrès de 2021, n’auront pas à soumettre un nouveau résumé, car celui-ci sera transféré automatiquement au système de proposition de communications pour être inclus au programme scientifique, mais ce, à condition qu’aucun changement n’ait été apporté au résumé original; veuillez consulter votre boîte de réception pour voir si vous avez reçu un message du bureau du congrès de la SCP. Si vous devez apporter un changement de quelque nature que ce soit à votre résumé original, vous devrez présenter un nouveau résumé; le nouveau résumé sera réexaminé et une décision sera prise quant à l’inclusion de votre communication au programme scientifique.

QUAND LE SYSTÈME DE PROPOSITION DE RÉSUMÉS POUR LE CONGRÈS VIRTUEL DE 2021 OUVRIRA-T-IL?

Le système de proposition de résumés ouvrira à la fin du mois d’octobre et restera ouvert jusqu’à la mi-décembre au moins; la date de fermeture exacte doit être déterminée. Lorsque la date de fermeture aura été fixée, elle sera indiquée sur le site Web du congrès et communiquée aux membres de la SCP.

QUELLE EST LA DATE LIMITE POUR TÉLÉCHARGER LES DOCUMENTS REQUIS POUR PARTICIPER À LA SÉRIE D’ÉVÉNEMENTS VIRTUELS?

Tout le matériel de présentation doit être transmis via le portail de proposition de communications de la SCP avant le 3 mai 2021. Les propositions non reçues à cette date ne seront pas incluses à l’événement virtuel.

QUELS TYPES DE PRÉSENTATION LA SÉRIE D’ÉVÉNEMENTS VIRTUELS PROPOSERA-T-ELLE?

La série d’événements virtuels proposera les types de présentation habituels ainsi que de nouveaux types de présentation. Visitez le site Web du congrès pour avoir un aperçu des différents types de présentation et des exigences relatives à la proposition de communications de chaque type de présentation (https://convention.cpa.ca/scientific-program/presentation-types/?lang=fr).

Y AURA-T-IL DES ATELIERS AU PROGRAMME DE L’ÉVÉNEMENT VIRTUEL?

L’événement virtuel 2021 de la SCP comportera des ateliers de perfectionnement professionnel de durée variable (6 heures, 3 heures et 85 minutes), donnant droit à des crédits de formation continue variables selon le type d’atelier (6 crédits, 3 crédits, 1 crédit). Les ateliers seront offerts pendant les trois semaines de l’événement virtuel.

Il convient de mentionner qu’il n’y a pas de frais d’inscription à payer pour participer aux ateliers. Les personnes pourront s’inscrire aux ateliers lorsqu’elles s’inscriront à l’événement virtuel.

LES PRÉSENTATIONS ÉCLAIR VIRTUELLES SONT-ELLES DIFFÉRENTES DES PRÉSENTATIONS ÉCLAIR HABITUELLES?  

Dans le cadre du congrès virtuel, les présentations éclair sont préenregistrées sous forme d’enregistrement d’une présentation PowerPoint constituée de trois diapositives, et d’une durée de cinq minutes, accompagnée d’une voix hors champ (et/ou audio et vidéo), ou sous forme d’enregistrement Zoom avec partage d’écran de trois diapositives PowerPoint. Si vous le préférez, vous pouvez soumettre une présentation PowerPoint audio uniquement (sans vidéo) ou un enregistrement Zoom.

Les présentations contenant plus de trois diapositives (en excluant la diapositive titre) ou dépassant cinq minutes ne seront pas acceptées.

La présentation éclair est un type de présentation qui permet de transmettre de l’information oralement, à l’aide de supports visuels et de façon succincte, de susciter de l’intérêt à l’égard d’un projet ou d’un programme et de favoriser le réseautage entre les délégués. Les présentations éclair peuvent servir à présenter un aperçu général d’une recherche empirique, d’un programme, d’une politique ou d’une intervention, ou la nécessité ou l’impact d’une politique.

Y A-T-IL DES FRAIS D’INSCRIPTION À PAYER POUR PARTICIPER À L’ÉVÉNEMENT VIRTUEL 2021 DE LA SCP?

Oui, des frais d’inscription seront exigés aux membres et aux affiliés de la SCP, aux étudiants affiliés, aux non-membres et aux étudiants non membres pour participer à l’événement virtuel 2021 de la SCP.

Notez que tous les intervenants doivent s’inscrire à l’événement virtuel avant le 3 mai 2021, à défaut de quoi leur matériel de présentation et leur communication ne seront pas téléchargés sur la plateforme de l’événement virtuel.

POURQUOI Y A-T-IL DES FRAIS D’INSCRIPTION CETTE ANNÉE?

En réponse aux restrictions et aux répercussions sans précédent auxquelles font face les associations professionnelles, les membres de notre profession, les étudiants, les professeurs, les chercheurs et/ou les praticiens – pour n’en nommer que quelques-uns – le conseil d’administration de la SCP a décidé d’offrir l’inscription gratuite au congrès virtuel de 2021 aux membres et aux affiliés de la SCP dont l’adhésion était en règle.

L’organisation d’un congrès national, qu’il se tienne en personne ou de manière virtuelle, entraîne des dépenses importantes; les frais d’inscription des délégués compensent partiellement certaines de ces dépenses. La SCP reste déterminée à offrir des possibilités d’apprentissage et de réseautage à ses membres et à ses affiliés, et nous sommes heureux de pouvoir communiquer avec vous de manière virtuelle, en attendant d’être en mesure de nous réunir de nouveau en personne. Les frais d’inscription que vous payez compensent les coûts réels des réunions virtuelles et soutiennent à la fois les activités de représentation que nous menons tout au long de l’année et notre capacité à élaborer et à offrir de nombreuses ressources et activités qui soutiennent nos membres et nos affiliés.

DOIS-JE M’INSCRIRE POUR PARTICIPER À L’ÉVÉNEMENT VIRTUEL?

Oui, toutes les personnes qui participent à la série d’événements virtuels de la SCP (qui font ou non une présentation, et qui paient ou non pour participer à l’événement) doivent s’inscrire (https://convention.cpa.ca/inscription/?lang=fr/.

QUAND LA PÉRIODE D’INSCRIPTION À LA SÉRIE D’ÉVÉNEMENTS VIRTUELS COMMENCERA-T-ELLE?

La période d’inscription à la série d’événements virtuels commencera en février (https://convention.cpa.ca/inscription/?lang=fr/) et restera ouverte jusqu’à la fin de l’événement.

PUIS-JE PROMOUVOIR MA SÉANCE SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX OU DANS LES MÉDIAS?

En participant à la série d’événements virtuels 2021 de la SCP à titre d’intervenant, vous avez une excellente occasion d’augmenter la visibilité de votre organisation dans les médias et d’accroître la participation à votre présentation en ayant recours à des relations efficaces avec les médias.

Pensez à diffuser un avis aux médias afin d’annoncer que vous avez été sélectionné comme intervenant au congrès. L’avis aux médias synthétise votre sujet et peut incorporer des extraits de votre présentation, un lien conduisant au site Web de votre organisation/établissement et des renseignements sur vous et votre organisation/établissement.

Vous pouvez aussi envisager de transformer votre présentation en article signé. De nombreuses publications technologiques impriment régulièrement des articles qui décrivent des expériences « vécues » ou offrent des conseils utiles à d’autres personnes du domaine.

Toutes ces options peuvent être utilisées sous forme de campagne sur les médias sociaux, en particulier sur Twitter et LinkedIn. Sur Twitter, publiez des messages décrivant votre présentation ou des liens conduisant vers tout article pertinent qui pourrait provenir de l’avis aux médias et/ou de l’article signé. Pensez à rejoindre des groupes LinkedIn qui pourraient être intéressés par votre présentation et partagez l’information avec des personnes aux vues similaires. Vous pouvez vous adresser à la SCP et à ses membres par l’intermédiaire des divers médias sociaux de la SCP.

REMARQUE : seuls les participants inscrits pourront visualiser la présentation via la plateforme d’événements virtuels EventMobi, mais les fichiers vidéo ou .PDF peuvent être directement liés. Les liens apparaissent dans la description de la séance.

LA SÉRIE D’ÉVÉNEMENTS VIRTUELS COMPORTERA-T-ELLE UN SALON DES EXPOSANTS PERMETTANT DE COMMUNIQUER AVEC LES PRINCIPAUX EXPOSANTS ET COMMANDITAIRES?

Oui, la série d’événements virtuels présentera des exposants et des commanditaires via un salon des exposants virtuel. Vous aurez la possibilité de prendre un « rendez-vous virtuel » avec les exposants et d’en apprendre davantage sur leurs entreprises.

COMMENT FAIRE POUR TÉLÉCHARGER MA PRÉSENTATION?

Cliquez ici pour consulter les instructions relatives au téléchargement des présentations.

VOUS AVEZ ENCORE DES QUESTIONS?

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez communiquer avec nous à convention@cpa.ca.

 


INSTRUCTIONS FOR PRESENTERS

HOW DO I PREPARE MY PRINTED POSTER?

Printed Posters can be submitted as a PDF or as a PDF slide deck; voice-over narration is permitted.

Poster slide decks should have no more than 6 slides (e.g., title/author/contact information, abstract, rationale, method, results, conclusion/discussion).

Sessions will be arranged to have group chats with the poster presenters.

HOW DO I PREPARE A SPOKEN PRESENTATION (EXCLUDING SNAPSHOTS)?

With the exception of Snapshots, all spoken individual and group presentations (e.g., 12-minute talk, conversation sessions, review sessions, panel discussions, award/chair addresses) must be pre-recorded as a voice-over audio (and/or audio and video) recording of Powerpoint slides or as a Zoom recording for multiple presenters and/or moderators with a screen share of Powerpoint slides and/or videos (and any other multimedia). You are able to submit an audio only (without video) powerpoint presentation or Zoom recording if that is your preference.

If your presentation has multiple people, it is preferred that ALL presentations, including the moderator, are included in one file. This can easily be accomplished with a pre-recorded Zoom session. If this cannot be accomplished, please contact us at convention@cpa.ca to discuss alternatives.

Your pre-recording must not exceed the allotted time of your accepted abstract.

Convention staff will follow up with presenters to discuss their availability to participate in a live chat on a date to be determined and/or to monitor posted questions by viewers.

For accepted symposia, at least two of the presenters of the accepted symposium must agree to participate in the virtual event.

See below for detailed instructions on how to prepare a voice-over Powerpoint or Zoom recording.

All files must be exported to .MP4 format.

INSTRUCTIONS ON HOW TO PREPARE A VOICE-OVER POWERPOINT

Voice-over Powerpoint – please be sure to save the complete file as a video / MP4 file.

Here are some detailed instructions on how to create voice-overs and associated video using Powerpoint: https://support.microsoft.com/en-us/office/record-a-slide-show-with-narration-and-slide-timings-0b9502c6-5f6c-40ae-b1e7-e47d8741161c?ui=en-us&rs=en-us&ad=us#OfficeVersion=Office_365

Here are some detailed instructions on how to export your presentation and save it as an MP4 file. https://support.office.com/en-us/article/turn-your-presentation-into-a-video-c140551f-cb37-4818-b5d4-3e30815c3e83

INSTRUCTIONS ON HOW TO PREPARE A PRE-RECORDED ZOOM SESSION

Zoom – you can use Zoom to prepare recordings that will allow you to share your Powerpoint on the screen, narrate the slides, and show your face using your webcam. You can choose ‘Cloud Storage’ as the way to save your recording or if you do not have a paid Zoom account, you can record directly to your computer.

Here are some detailed instructions on how to create your presentation using Zoom with Cloud Storage: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203741855-Cloud-recording

PLEASE NOTE – if you do not have access to a Zoom account – you can create one for free here https://zoom.us/ which allows meetings up 100 people for 40 minutes. If you submit a session longer than 40 minutes and do not have access to a paid Zoom account, please contact chantel@saysomething.ca who will schedule a time for you to pre-record your session using a paid account.If you require technical assistance in order to pre-record your session, please contact Chantel Beaupre chantel@saysomething.ca who will schedule a 15 minute meeting to assist you.

INSTRUCTIONS ON HOW TO PREPARE A POWER POINT PRESENTATION

  • Use of a specific powerpoint background/template is not required.
  • All PowerPoint presentations must use a 16:9 aspect ratio.
    • To ensure your ratio setting is correct, go to the “Design” tab in PowerPoint, click “Slide Size” and choose “Widescreen (16:9).”
      Powerpoint sizing
    • Presentation slides submitted in any other format will not be accepted.
  • Do not change the layout of the slides.
  • The template font sizes have been set to ensure optimal readability by the audience. If you must change font sizes in the template, please use a minimum 16-point.
  • Keep all graphics simple.
  • The first slide is to be used for your submission ID#, presentation title, your name, title and affiliation.

DO YOU HAVE TIPS FOR PREPARING MY PRESENTATION?

  • For Snapshots and spoken presentations, prepare it in the same manner as you will deliver it, bearing in mind the time-limit for your accepted presentation type.
  • Time your presentation and know how much time you will spend on key slides.
  • The location in which record your presentation should be free from distractions and any other sources of interference. Keep doors closed or locked and consider putting up a sign telling others that you are presenting/recording and should not be disturbed.
  • For the best results, use a high-quality external webcam rather than your device’s built-in webcam.
  • Make sure to position your webcam at eye level for a good quality camera angle. If you are using a laptop’s built-in camera, consider using a laptop stand or other objects to elevate the webcam to a useable and professional looking height. A low angled camera position will not provide the best version of you to your audience.
  • Present from a brightly lit room as adequate lighting is needed for your camera. Avoid putting outdoor-facing windows and other bright light sources directly behind you.
  • Plain backgrounds to sit/stand in front of, such as a wall painted a solid color or non-patterned drapery, are recommended to avoid distracting viewers and causing visual artifacts with your camera. Consider using one of the two official CPA’s Virtual Series backgrounds for your presentation (posted on the convention website when available).
  • For the best sound quality, use an external microphone and headphones when possible. Consider using a Bluetooth headset or check your webcam as it may come with a quality microphone and noise/echo cancelling built in.
  • We highly recommend setting up a time for a test call with one of our CPA Convention Staff. They will help walk you through the finer details of your presentation and assist you in getting the best quality out of your presentation/recording setup.

IS THERE A SPECIFIC WAY TO NAME MY PRESENTATION FILE?

Yes, the filename should be comprised of the following elements in the following format, with hyphens between the elements:

SubmissionID–SubmissionCODE-LastName-TitlePart.fileextension

There should be no spaces, accented characters, or special characters in the file name.

SubmissionID: The unique Submission # assigned to the presentation when the abstract was submitted
SubmissionCODE: The Type of Submission, using the codes in all caps in the table below
LastName: The Last Name of the First Presenter (or Moderator if a Symposium)
TitlePart: The first three words of the title of the presentation, with no spaces between the words.

Submission Code: Submission Type
12MIN
AWARD
CONVERS
PANEL
SNAP
KEYNOTE
KTACTION
POSTER
REVIEW
SECTIONCHR
SECTIONSPK
SECTIONSYM
SYMPAPER
SYMPOSIUM

WORKSHOP

12-Minute Talk
Award presentation
Conversation Session
Panel Discussion
Snapshot
Keynote address
Knowledge Translation in Action
Printed Poster
Review Session
Section Chair Address
Section Featured Speaker
Section Invited Symposium
Paper within a Symposium
Symposium

Workshop

For example, a 12-Minute Talk video file submission might look like:

54321-12MIN-Smith-PsychologicalBestPractices.mp4

In the case of a paper within a symposium, if provided outside of an overall symposium video, the format should be:

SymposiumSubmissionID-SubmissionID–SubmissionTYPE-LastName-TitlePart

In this case, the Symposium presentation would look like:

55555-SYMPOSIUM-Jones-WhatCanWe.mp4

The individually submitted papers for the symposium would look like:

55555-54111-SYMPAPER-North-WecouldMaybe.mp4

55555-54112-SYMPAPER-White-OrHowAbout.mp4

55555-54113-SYMPAPER-Brown-MaybeWeShould.mp4

I CAN NO LONGER PARTICIPATE IN THE VIRTUAL SERIES. WHAT DO I DO?

If you are no longer able to participate in the virtual event or unable to participate in a scheduled Live Chat, Discussion or Q&A Session, please notify convention@cpa.ca.